Por qué tu Excel ya no funciona (y qué hacer al respecto)
Ese archivo de Excel que mantiene tu negocio funcionando tiene los días contados. Aquí te explicamos por qué y cuáles son tus opciones.
Todos conocemos ese archivo. El Excel sagrado. El que nadie puede tocar. El que tiene 47 pestañas, macros que escribió alguien que ya no trabaja ahí, y fórmulas que nadie entiende pero que “funcionan”.
Hasta que un día dejan de funcionar.
La historia que siempre se repite
Empieza inocente. Una hoja de cálculo para llevar inventario, o para calcular comisiones, o para generar reportes. Funciona bien. Tan bien que le agregas más cosas. Y más. Y más.
Cinco años después tienes un monstruo de 50MB que tarda 3 minutos en abrir, se corrompe cada mes, y solo una persona en toda la empresa sabe cómo usarlo. Esa persona se convierte en indispensable, no por su talento, sino porque es la única que entiende el archivo.
Y cuando esa persona se va de vacaciones, todo el mundo entra en pánico.
Las señales de que tu Excel necesita retirarse
Si tu archivo tarda más de 30 segundos en abrir, ya tienes un problema. El tiempo que tu equipo pierde esperando a que cargue es tiempo que podrían estar trabajando. Multiplica esos 30 segundos por cada vez que alguien abre el archivo, por cada día del año. El número te va a doler.
Si escuchas regularmente la pregunta “¿Quién tiene el archivo abierto?”, tienes un problema más grave. Excel no fue diseñado para que múltiples personas trabajen simultáneamente. Cada vez que alguien tiene que esperar a que otro termine, estás perdiendo productividad.
Si el archivo tiene macros que nadie entiende, estás viviendo con una bomba de tiempo. El día que esas macros fallen, y van a fallar, nadie va a saber cómo arreglarlas. Y probablemente va a pasar en el peor momento posible.
Si respaldas el archivo manualmente, o peor, si no lo respaldas, estás jugando a la ruleta rusa con la información de tu negocio. Un disco duro falla, un archivo se corrompe, alguien borra algo por error, y años de trabajo desaparecen.
Las opciones que tienes
La primera opción es no hacer nada. Seguir como estás. Funciona hasta que no funciona, y el riesgo es completamente tuyo. Algunas empresas operan así durante años. Otras no tienen tanta suerte.
La segunda opción es migrar a Google Sheets. Resuelve el problema de que múltiples personas puedan editar al mismo tiempo, pero no resuelve el problema de fondo. Sigues teniendo una hoja de cálculo frágil, solo que ahora está en la nube. Las fórmulas siguen siendo incomprensibles, la estructura sigue siendo un desastre, y ahora además dependes de tu conexión a internet.
La tercera opción es comprar software empresarial. SAP, Oracle, Salesforce, o cualquiera de los gigantes. Son herramientas poderosas, sin duda. También son caras, complejas, y probablemente vas a usar el 10% de lo que pueden hacer. Vas a pagar por funcionalidades que nunca vas a tocar, y vas a pasar meses implementando algo que no se ajusta exactamente a cómo trabaja tu empresa.
La cuarta opción es desarrollar software a la medida. Una aplicación diseñada específicamente para tu proceso. Sin funciones que no necesitas. Sin limitaciones artificiales. Sin pagar por características que nunca vas a usar. Tuya.
Por qué el software a la medida no es tan caro como crees
Hay un mito de que el software personalizado es solo para empresas grandes con presupuestos enormes. La realidad es diferente.
Un sistema que reemplace tu Excel crítico puede costar menos que un año de licencias de software empresarial. Y a diferencia de las licencias, que tienes que pagar año tras año, el software a la medida es tuyo para siempre.
Lo que obtienes es un sistema que no se corrompe porque usa una base de datos real, no un archivo. Un sistema donde múltiples personas pueden trabajar al mismo tiempo sin pisarse. Un sistema que se respalda automáticamente, sin que nadie tenga que acordarse de hacerlo. Un sistema al que puedes acceder desde cualquier lugar, ya sea desde una computadora o desde tu teléfono. Un sistema que puede crecer y adaptarse cuando tu negocio cambie.
El momento de actuar
No esperes a que tu Excel se corrompa en el peor momento posible. No esperes a que la única persona que sabe usarlo renuncie. No esperes a perder información crítica por un error que pudo haberse evitado.
Evalúa tus opciones mientras tienes tiempo de hacerlo bien. Mientras puedes planear la transición con calma en lugar de hacerla de emergencia.
Si tienes un Excel que te quita el sueño, podemos ayudarte a evaluarlo. Sin costo, sin compromiso, sin pitch de ventas. Solo una conversación honesta sobre tus opciones y si tiene sentido hacer algo al respecto.